Politique de confidentialité

Introduction

La protection de la vie privée est au cœur des préoccupations de Neomia. La présente Politique de confidentialité est éditée par la société NEOMIA (Neomia), société par actions simplifiée au capital de 1000€, immatriculée au greffe du Tribunal Judiciaire de Mulhouse TI sous le numéro 898 371 810, dont le siège social est situé au 3 rue Paul Henri SPAAK, Actipolis III – Bâtiment C11,68390 SAUSHEIM.

Le traitement de vos données personnelles est soumis au respect de la loi, soit, actuellement, la loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, version consolidée au 1er juin 2019 ; et le règlement européen (UE) 2016/679 sur la protection des données personnelles, dit « RGPD », ou tout autre acte législatif ou réglementaire les modifiant.

Cette politique de confidentialité couvre les traitements réalisés dans le cadre :

– de la gestion de notre site internet (« Site internet »)

neomia.ai

– de la relation commerciale avec nos clients, prospects, prestataires, fournisseurs et partenaires.

Définitions

« Données à caractère personnel », « traitement », « responsable du traitement », « sous-traitant », ont la même signification que dans le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 sur la protection des données à caractère personnel, dit « RGPD » :

données à caractère personnel (données personnelles) : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
traitement (traiter) : toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.
responsable du traitement : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement ; lorsque les finalités et les moyens de ce traitement sont déterminés par le droit de l’Union ou le droit d’un État membre, le responsable du traitement peut être désigné ou les critères spécifiques applicables à sa désignation peuvent être prévus par le droit de l’Union ou par le droit d’un État membre
sous-traitant : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.

Le responsable du traitement

Neomia est une société dont le cœur de métier est l’édition, la vente et la conception de logiciels professionnels basés sur de l’intelligence artificielle à destination d’organisations professionnelles privées ou publiques (B2B). Neomia est responsable du traitement de vos données concernant les activités de traitement liées à l’utilisation du site internet neomia.ai et de la gestion commerciale. La société met tout en œuvre pour se conformer à la réglementation en vigueur sur la protection des données personnelles et le respect de la vie privée.

Les catégories de personnes concernées et les données personnelles

Dans le cadre de la gestion du Site internet et de nos activités commerciales, nous sommes amenés à traiter plusieurs catégories de données à caractère personnel.

Les catégories de personnes concernées par nos traitements sont les utilisateurs du Site et les prospects (B2B). Par données personnelles, nous entendons les données qui vous identifient directement, ainsi que celles qui le font indirectement. Les données personnelles que nous sommes habituellement amenés à collecter dans le cadre de nos activités commerciales, ou dans l’utilisation du Site internet sont :

les données obtenues via les cookies : adresse IP, navigateur, système d’exploitation ;

les données d’identification/de contact : vos nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, entreprise.
nous ne traitons pas de données personnelles sensibles (catégories particulières de données) à savoir les données qui concernent la santé, l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, la religion ou les croyances, l’appartenance syndicale, la vie sexuelle, la génétique, la biométrie, les condamnations pénales ou infractions ;
nous ne collectons ni ne traitons de données personnelles relatives à des mineurs. Dans l’hypothèse où nous aurions connaissance de la collecte de données personnelles de mineurs sans l’autorisation préalable du titulaire de la responsabilité parentale, nous prendrions les mesures appropriées afin de supprimer ces données personnelles.

Comment collectons-nous ces données ?

Nous collectons l’essentiel de vos données personnelles directement auprès de vous (formulaire de demande de démonstration).

Il arrive toutefois que nous obtenions ces données via des tiers et notamment lorsque nous consultons vos données auprès d’un tiers autorisé (ex. : Registre du Commerce et des Sociétés, sites web tiers).

Vous nous fournissez ces données personnelles :

tout au long de notre relation commerciale,
lorsque vous naviguez sur notre Site internet,
lorsque vous souscrivez ou utilisez un nouveau logiciel ou service,

lorsque vous participez à un événement organisé par Neomia.

Dans quels cas êtes-vous tenus de nous communiquer ces données ?

Si vous utilisez nos services, vous acceptez la présente Politique de confidentialité, ainsi que la politique de Neomia en matière de dépôt des cookies. Vous pouvez visiter notre Site internet sans nous communiquer votre identité. Nous utilisons toutefois des cookies afin de faciliter – entre autres – l’utilisation de notre Site internet.

Traitement et utilisation de vos données personnelles

Les traitements mis en place ont pour finalités :

de nous contacter par le biais de formulaires,
de répondre à votre demande,
de fournir des informations,
de vous envoyer nos offres commerciales,
de diffuser des campagnes marketing ciblées (jamais en masse, toujours en fonction d’un logiciel ou d’un service),

de diffuser des campagnes d’informations ciblées (jamais en masse), par exemple par rapport à une nouveauté,
d’élaborer des statistiques concernant la fréquentation du Site internet. De manière générale, vos données à caractère personnel sont traitées afin :
de répondre et donner suite à votre demande d’information concernant nos produits,
de gérer notre relation commerciale,
de respecter les dispositions légales et réglementaires auxquelles nous sommes soumis telles les :

obligations comptables et fiscales ;
d’optimiser les performances de nos services et logiciels ;
de vous fidéliser et d’effectuer de la prospection commerciale.

Prospection commerciale (B2B)

Neomia peut être amené en B2B à utiliser vos données personnelles, et en particulier vos données de contact, pour vous faire parvenir des communications (informatives, commerciales). Cela signifie que vous pouvez être contacté à propos de nouveaux produits, évolutions produits ou services pour lesquels vous avez montré un intérêt. Dans le cadre de la prospection commerciale B2B, Neomia peut vous contacter par téléphone, courrier postal, courrier électronique, mais ne le fera que dans les cas où vous avez marqué votre accord à ce sujet (consentement en mode opt-out). Vous disposez de la faculté de vous opposer à tout moment à l’utilisation de vos données personnelles à des fins de prospection commerciale.

En aucun cas, Neomia ne communique vos données à des tiers en vue de leur permettre de vous adresser des communications commerciales pour leurs propres produits, services ou logiciels.

Cookies

Nous utilisons des cookies sur notre Site internet afin d’accroître ses performances, de disposer de statistiques. Les cookies sont des petits fichiers textes comprenant des données stockés sur votre ordinateur qui renferment des informations relatives à des visites de sites internet. Nos cookies se déclinent selon les catégories « essentiels », « analytiques ».

Les cookies :

« essentiels » sont nécessaires au bon fonctionnement du Site ;

« analytiques » enregistrent des données relatives à vos consultations des pages du Site internet dans le but de compiler des statistiques et d’améliorer ses performances et son contenu. Le Site internet utilise « Google Analytics ». Vous pouvez annuler la collecte et le stockage des données par « Google Analytics » en téléchargeant un module complémentaire sur votre navigateur : tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=fr .

La plupart des navigateurs sont configurés automatiquement pour accepter les cookies. Toutefois, vous pouvez configurer votre navigateur afin qu’il vous informe de chaque cookie envoyé. Pour de plus amples informations au sujet de l’utilisation des cookies, nous vous renvoyons soit vers le site www.allaboutcookies.org ou vers celui de la CNIL (www.cnil.fr/fr/cookies-les-outils-pour-les-maitriser).

Notre Site internet peut contenir des liens vers des sites de tiers dont les conditions d’utilisation ne tombent pas sous le champ de notre politique de confidentialité. Nous vous recommandons de lire attentivement leur politique de confidentialité et de protection des données personnelles.

Durée de conservation

Nous conservons la plupart de vos données personnelles tant que vous continuez de bénéficier de nos services ou que nous restons en relation commerciale. Nous nous efforçons de ne pas conserver vos données personnelles au-delà du temps nécessaire au traitement pour lequel elles ont été collectées tout en prenant en compte les exigences réglementaires applicables.

Vos données personnelles en tant que prospect seront conservées pendant une période maximale de trois (3) ans après l’ouverture de votre dossier.

Les données personnelles que nous aurons collectées auprès de nos fournisseurs, prestataires et sous-traitants seront en principe conservées pendant toute la durée de cette relation et pendant une période de cinq (5) ans après la clôture de votre compte. Pour nos clients, la durée de conservation des données personnelles traitées s’élève à trois (3) ans après la fin du contrat.

Les cookies ont une durée de vie limitée à treize (13) mois après leur premier dépôt dans l’équipement terminal de l’utilisateur.

Sécurité des données

Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir que vos données personnelles soient sécurisées de manière adéquate contre les violations de données. Vos données personnelles ne sont accessibles qu’aux personnes dont la mission nécessite l’accès à ces données selon les principes du « besoin d’en connaître » et du « moindre privilège ». Nous avons recours, entre autres, aux mesures suivantes :

Stockage sécurisé
Protocole SSL/TLS (Secure Sockets Layer)
Gestion des droits d’accès (personne autorisée) selon les principes du « besoin d’en connaître » et du« moindre privilège »
Identifiant / mot de passe. Nous nous engageons à maintenir un haut degré de confidentialité en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d’assurer la confidentialité de vos données. Toutefois, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsque l’on utilise Internet pour transmettre des données personnelles.

Destinataire de vos données

Nous pouvons transmettre vos données à nos potentiels sous-traitants, également soumis à notre politique de protection des données personnelles, en charge de la conception, de la maintenance et de l’hébergement du Site neomia.ai.

Nous pouvons transmettre vos données à des tiers en charge de nos obligations comptables et fiscales. Dans certains cas, la loi nous oblige à communiquer vos données personnelles à des tiers (autorités publiques ou judiciaires telles que la police, les procureurs, les tribunaux) et ce uniquement à leur demande expresse.

Vos droits

Conformément au Règlement (UE) 2016/679, dit « RGPD », vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles : droit d’accès, droit de rectification, droit à l’effacement (droit à l’oubli), droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit d’opposition.

Pour exercer vos droits, vous pouvez faire parvenir votre demande datée et signée à notre Délégué à la Protection des Données. En application du « RGPD », de la loi Informatique et Libertés modifiée, en cas de doute raisonnable quant à l’identité de la personne, Neomia peut demander des informations supplémentaires apparaissant nécessaires, y compris, lorsque la situation l’exige, la photocopie d’une pièce d’identité portant la signature du titulaire.

Par courrier postal à :

Neomia

A l’attention de Monsieur le Délégué à la Protection des Données (DPO)

3 rue Paul Henry, Actipolis III – Bâtiment C11

68390 SAUSHEIM.

Dès réception de votre demande complète, nous répondrons dans un délai maximum de 30 jours calendaires. Vous pouvez également effectuer une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) à l’adresse suivante :

Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés

3 Place de Fontenoy

TSA 80715

75334 PARIS CEDEX 07

Tél : 01 53 73 22 22

https://www.cnil.fr/fr/plaintes

Modification de notre politique de confidentialité

Nous pouvons être amenés à modifier la présente Politique de confidentialité et vous invitons à régulièrement consulter ce document afin de prendre connaissance des éventuelles modifications apportées à notre Politique de confidentialité.

Les principales lois concernées

Le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (Règlement Général sur la Protection des Données dit RGPD) relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

La Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, version consolidée au 1er juin 2019 ; le Décret n°2019-536 du 29 mai 2019 pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978.

Politique de confidentialité. Neomia. 13 avril 2021